Verkürzung des Zyklus von Änderungsaufträgen um 84 Prozent, Einsparung von 2 Millionen Dollar pro Jahr

Perspektive der Geschäftsleitung

Für Teradyne – den Hersteller von automatischen Prüfgeräten in Höhe von 1,2 Milliarden US-Dollar pro Jahr – stellte die Rezession die gleiche Herausforderung dar wie viele andere Hersteller: Kostensenkungen bei gleichzeitiger Steigerung des Kundendienstes, um schlechte Zeiten besser zu überstehen und sich während der unausweichlichen Erholung für Wachstum zu positionieren. Der mehrgleisige Ansatz des Unternehmens für die Herausforderung umfasste die Einführung neuer Prozesse für das Management der Anforderungen von Produktentwicklungsprojekten, die Zusammenarbeit an Projektteamdokumenten und Änderungsaufträgen, die über die Teamcenter-Software® von Siemens Digital Industries Software und Microsoft Office SharePoint Server implementiert wurden.

Der durchdachte Ansatz von Teradyne zahlte sich aus. Heute haben die Mitarbeiter einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf genauere Daten, was zu weniger Nacharbeit in der Fertigung, niedrigeren Ausschusskosten, schnelleren Änderungsauftragszyklen, weniger Projektverzögerungen, niedrigeren Kosten für die Bearbeitung von Änderungsaufträgen und einer höheren Kundenzufriedenheit geführt hat.

Als die Rezession kam, schlug Teradyne zurück

Teradyne stellt automatische Testanlagen für die Prüfung von Halbleiterchips und Komponenten von Mobiltelefonen bis hin zu Automobilen und Luft- und Raumfahrtsystemen her. Als sich die Zeiten verschlechterten, ergriff das Unternehmen Maßnahmen an verschiedenen Fronten. Es lagerte die Fertigung aus. Es implementierte neue Lieferkettensysteme. Es erschloss neue Märkte.

Das Unternehmen hat sich auch nach innen gewandt, um Mehrkosten aus seinen Engineering- und Fertigungsprozessen herauszuholen, insbesondere aus seinen Prozessen für das Engineering Requirements Management und das Änderungsmanagement. Diese Prozesse variierten von Geschäftsbereich zu Geschäftsbereich innerhalb des Unternehmens, was der relativen Autonomie entsprach, die die Geschäftsbereiche traditionell genossen hatten. Die mangelnde Standardisierung war kein Problem gewesen, als Teradyne in separaten Geschäftsbereichen organisiert war und Ingenieur- und Fertigungsmitarbeiter zusammen angesiedelt waren und sich auf informelle Kommunikation verlassen konnten, um zusammenzuarbeiten und technische Änderungsaufträge schneller zu erledigen.

Doch im Zuge des Wachstums von Teradyne und der Zusammenlegung verschiedener Geschäftsbereiche, der räumlichen Verteilung der Konstrukteure und der Auslagerung der Fertigung wurde das Fehlen formaler, standardisierter Prozesse zu einem immer größeren Problem. Konstruktions- und Fertigungsteams verwalten ihre Daten möglicherweise in Excel-Dateien und Textverarbeitungsdokumenten, die an schwer auffindbaren Orten auf Dateiservern und den Festplatten der Computer der Mitglieder gespeichert sind. Eine hauptsächlich vom Betriebspersonal genutzte Oracle®-Datenbank enthielt Stücklistendaten, unterstützte jedoch nicht die Anforderungen der technischen Dokumentation.

Wenn ein Projektteam ein Mitglied hat, das sich mit Website-Design auskennt, kann es seine technischen Anforderungen und Änderungsmanagementdokumente auf einer Intranet-Site hosten. Wenn ein Mitglied mit IBM Lotus Notes-Software® vertraut ist, wird dieser Inhalt möglicherweise in einer Notes-Datenbank® mit Workflow gehostet. Andere Projektteams speicherten ihre Informationen auf Dateiservern. All diese Systeme und Speicherorte bedeuteten, dass technische Dokumentation und Projektinformationen schwer zu finden waren, insbesondere wenn Mitglieder an mehreren Projekten arbeiteten.

Darüber hinaus gab es keine Versionskontrolle und historische Informationen waren im Bedarfsfall möglicherweise nicht für diejenigen verfügbar, die sie benötigten. Da die Prozesse des Änderungsmanagements nicht automatisiert waren und größtenteils gedruckt wurden, waren 15 Mitarbeiter erforderlich, um den Dokumentationsfluss sowie die Überprüfung und Genehmigung von Änderungen für die Projektteams zu verwalten.

„Unsere Prozesse und unser System waren ineffizient“, resümiert Bill Duggan, Engineering Manager bei Teradyne.

Ineffizienzen forderten ihren Tribut vom Leistungsvermögen des Unternehmens

Die Implementierung von Änderungsaufträgen in die Fertigung konnte mehr als 90 Tage dauern – viermal so viel wie der Branchendurchschnitt. Diese Zeitspanne hatte praktische Konsequenzen für die Fertigungs-Benchmarks des Unternehmens. Die Ausschuss- und Nacharbeitskosten waren hoch, da Teile bestellt werden konnten, nachdem die Ingenieure die Anforderungen für ein Projekt geändert hatten oder Änderungen auf der Grundlage der Lieferkette vornehmen mussten, aber bevor diese Änderungen in das Stücklistensystem in der Fabrikhalle einfließen konnten.

Die Verwaltung von Produktanforderungen und -änderungen war ebenfalls sehr manuell und ad hoc, wie der Prozess der technischen Änderungen. Wenn eine Anforderungsänderung nicht rechtzeitig implementiert wurde, konnte dies dazu führen, dass ein Fertigungsprozess überarbeitet werden musste. Das konnte eine Verschiebung des Projektzeitplans um einen Monat oder mehr verursachen.

Eine weitere große Sorge war, ob das Produkt alle Anforderungen erfüllt. Eine verpasste Anforderung kann zu Verzögerungen und mehr technischen Änderungsanforderungen führen, um das Produkt zu korrigieren, bevor es in das Serienfertigungssystem gelangt. Tatsächlich lag die Verzögerung bei den Lieferplänen von Teradyne bei etwa 10 Prozent. Projektverzögerungen erhöhten die Kosten weiter und senkten die Kundenzufriedenheit – das Gegenteil von dem, was Teradyne brauchte, um die Rezession zu überstehen.

„Wir mussten bessere Anforderungen auf System- und Subsystemebene schreiben, abgeleitete Anforderungen zu Testfällen zurückverfolgen und den Anforderungsänderungsprozess effizient verwalten, um sicherzustellen, dass die Produkte genau erstellt und die Projektteams pünktlich geliefert wurden“, sagt Duggan. „Das erforderte eine verbesserte Disziplin im Anforderungsmanagement, standardisierte Prozesse für das Änderungsmanagement und eine stärkere Zusammenarbeit zwischen den Projektteams. Wir mussten uns jeden Aspekt unseres Produktlebenszyklusmanagements ansehen.“

Integrierte Lösung adressiert direkt den Bedarf des Unternehmens an strukturierten Prozessen; verfügt über starke Support-Teams

Teradyne suchte nach einer technologischen Lösung, um die weitgehend manuellen und improvisierten Prozesse zu ersetzen, die die Konstruktions- und Fertigungsleistung behinderten. Um dafür zu sorgen, dass so viele Anforderungen wie möglich für diese Lösung identifiziert und erfüllt werden, stellte das Unternehmen ein Evaluierungsteam zusammen, das sich sowohl aus Ingenieur- als auch aus Betriebspersonal zusammensetzte und Mitglieder aus den beiden großen Konstruktionszentren des Unternehmens in North Reading, Massachusetts, und Agoura Hills, Kalifornien, umfasste. Das Team zog eine Reihe von Lösungen in Betracht, darunter die MatrixOne-Software von Dassault Systèmes, die Agile-Software von Oracle, die Windchill-Software® der Parametric Technology Corporation und Teamcenter von Siemens Digital Industries Software.

Eines der größten Anliegen von Duggan und seinen Kollegen war es, ein System mit der flexibelsten und aktuellsten Technologie zu wählen, das den Bedürfnissen der Hightech-Industrie am nächsten kommt. Sie suchten auch nach einem Plattformansatz zur Lösung der Prozess- und Anwendungsprobleme und nicht nach einem Best-of-Breed-Ansatz.

Das Team prüfte die Kandidatensysteme auf Zuverlässigkeit und integrierte Funktionen für das Anforderungsmanagement, die Teile-, Stücklisten- und Änderungsverwaltung. Darüber hinaus bemühte sich das Team um eine Lösung, die von der Professional Services Group eines Unternehmens unterstützt wurde, die die Lösung für die Teradyne-Umgebung optimieren und installieren konnte und die sich in der Zusammenarbeit mit großen, globalen Kunden bewährt hat.

Auf der Grundlage dieser Kriterien entschied sich Teradyne für die Teamcenter-Lösung von Siemens Digital Industries Software, die auf dem Betriebssystem Windows Server mit Microsoft Office SharePoint Server, Microsoft SQL Server-Datenverwaltungssoftware und Oracle läuft. Die integrierte Lösung kombiniert Teamcenter-Funktionen im durchgängigen Produktlebenszyklusmanagement mit Office SharePoint Server-Funktionen in den Bereichen Content Management, Zusammenarbeit und soziale Netzwerke.

„Die Lösung von Siemens und Microsoft adressierte direkt unseren Bedarf an strukturierten Prozessen für den Umgang mit technischen Anforderungen und das Änderungsmanagement sowie unsere Notwendigkeit, die Ad-hoc-Zusammenarbeit in Projektteams durch konsistente, zentralisierte und vollständig zugängliche Kollaborationstools und -methoden zu ersetzen“, sagt Duggan.

Implementierungsstrategie schafft Unterstützung an der Basis

Anstatt die gesamte Teamcenter-Suite von Produktlebenszyklus-Management-Funktionen auf einmal zu implementieren, entschied sich Teradyne für einen schrittweisen Bereitstellungsansatz. Das Ziel des Unternehmens war es, der Lösung Zeit zu geben, um eine breite Unterstützung durch die funktional und geografisch unterschiedlichen Mitarbeiter aufzubauen, die mit der Lösung arbeiten würden, und dem Unternehmen Zeit zu geben, jeden Aspekt der Bereitstellung abzustimmen, bevor es zum nächsten übergeht.

Das Unternehmen begann mit der Implementierung der Teamcenter-Funktionen, die für die Bewältigung seiner Kernprobleme entscheidend waren: Anforderungsmanagement, gefolgt von der Verwaltung der technischen Dokumentation (Schaltpläne, Zeichnungen und Spezifikationen), die für die Herstellung des Produkts verwendet wird (auch „Vaulting“ genannt). Es folgte die Automatisierung und Standardisierung des Teilemanagements, gefolgt von einem integrierten Prozess für die technische Änderung und die Stücklistenverwaltung.

Dadurch wurden sechs Anwendungen und Prozesse des Konstruktionszentrums an der Ost- und Westküste durch einen Standardprozess und ein Standardtool ersetzt. Teamcenter trieb die Prozessstandardisierung für Teileerstellung und -management voran. Sechs Teilrevisionsschemata, einschließlich alphabetischer, numerischer und alphanumerischer Kombinationen, wurden zu einem alphabetischen Schema vereinfacht. Rund 300 Teilenummernpräfixe wurden durch ein vereinfachtes Nummerierungssystem ersetzt.

Mehrere bestehende Workflows für das Management von Teilemodellen und kommerziellen Teilespezifikationen wurden ebenfalls konsolidiert. Auch hier wurden separate Workflows und Datenbanken in einem einzigen Workflow und einer Datenbank konsolidiert, die Teileinformationen konsistent und leicht zugänglich machten. Alle Informationen zu Projektanforderungen, Teilen, Spezifikationen, technischen Änderungen, Stücklisten und technischen Dokumentationen wurden zentralisiert und über Teamcenter verwaltet, auf das jeder im Unternehmen zugreifen konnte.

Teradyne implementierte dann Teamcenter Community Collaboration mit Office SharePoint Server-Workflow-, Content-Management- und Collaboration-Tools, um die Herausforderungen einer stark verteilten Belegschaft und unterschiedlicher Anforderungen an Produktentwicklungsteams zu bewältigen. Das Ein- und Auschecken von Dokumenten in einem zentralen Dokumentenspeicher für Überprüfungen und Revisionen ersetzte die Flut von E-Mails und die Vielzahl von Speicherorten, die früher die Prozesse bei Teradyne kennzeichneten.

Nach der Zentralisierung aller Produkt- und Projektinformationen in Teamcenter und Office SharePoint Server wurde die integrierte Lösung natürlich zum logischen Ort für die Zusammenarbeit in Projektteams. Bald wurde das Einrichten von SharePoint-Teamwebsites für das Program Management Office (PMO) zu einem routinemäßigen Bestandteil des Starts eines Projekts, und diese Zusammenarbeit wurde durch die Verwendung von SharePoint Server-Features, einschließlich Wikis und Blogs, verstärkt. Das Engineering-PMO war einer der ersten Anwender. Diese Gruppe ist für die Leitung von Produktentwicklungsteams auf der ganzen Welt verantwortlich. Die Social-Networking-Tools wurden in den Produktentwicklungsprozess aufgenommen, um ein besseres Wissensmanagement zu fördern.

Schulung bringt die Anwenderbindung in Schwung

Im Einklang mit seinem schrittweisen Ansatz begann Teradyne mit der Initiierung von Team-Sites für Mitarbeiter, die direkt an der Implementierung und Nutzung des neuen Teamcenter-Engineering-Change-Management-Prozesses beteiligt waren. Um den neuen Änderungsprozess zu verwenden, gingen die Anwender zur SharePoint-Website, nahmen an der Schulung teil, überprüften die Dokumentation und füllten eine Umfrage aus, um eine Benutzer-ID zu erhalten.

Die Suche nach Programmdokumenten war in der Vergangenheit nicht einfach. Jetzt wurde die eigene Suchmethode jedes Teams in Teamcenter in einen Satz von Ordnern vereinfacht, zu denen jedes Team weiterhin Inhalte hinzufügt. Vor Kurzem wurden Bilder als neuer Inhaltstyp hinzugefügt. Dies hilft bei der Kommunikation zwischen den Konstruktionsteams an der Ost- und Westküste und bei Programmüberprüfungen. Die Bilder können auch mit Kunden geteilt werden, um ihnen zu helfen, Fortschritte zu sehen und diese zu belegen. Die Fertigungsgruppe verwendet auch Bilder, um den Fortschritt eines Prototyp-Builds für spätere Gespräche über den Bauprozess zu dokumentieren.

Duggan geht davon aus, dass die Tools für die Zusammenarbeit im Laufe der Zeit auch auf Support- und Marketingmitarbeiter und sogar auf Zulieferer und andere Personen außerhalb des Unternehmens ausgeweitet werden - sie alle können von einem gewissen Zugriff auf dieselben Informationen profitieren, die die Mitarbeiter in der Entwicklung und Fertigung täglich benötigen.

Teradyne sieht eine Vielzahl von Vorteilen durch den Wechsel zu Teamcenter und Office SharePoint Server-Lösungen. Das Personal hat jetzt einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf genauere Daten, was zu weniger Nacharbeit im Fertigungsprozess, weniger Ausschuss, schnelleren Änderungsauftragszyklen, geringeren Terminüberschreitungen, niedrigeren Kosten für Änderungsaufträge und höherer Kundenzufriedenheit führt.

Anwender erhalten die Daten, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen

Durch die Einführung der Siemens- und Microsoft-Lösung hat Teradyne seinen Ingenieuren und Betriebsmitarbeitern einen schnelleren und einfacheren Zugriff auf genauere Daten ermöglicht. Redundante und potenziell inkonsistente Daten wurden durch „eine einzige Version der Wahrheit“ ersetzt, was die Genauigkeit erhöht und die Kosten von Prozessen und Entscheidungen auf der Grundlage dieser genaueren Daten senkt. Das Ergebnis ist eine verbesserte Möglichkeit, Informationen im gesamten Unternehmen zu suchen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

„Wollte man früher ein technisches Dokument finden, musste man wissen, wo es physisch gespeichert war, in welchem System, auf welcher Dateifreigabe und in welchem Ordner“, sagt Chuck Ciali, Chief Information Officer bei Teradyne. „Jetzt sind wir in der Lage, sowohl die technischen Informationen als auch die anderen unstrukturierten Daten – die in der Regel zehnmal größer sind – an einem Ort zu sammeln.“

Duggan fügt hinzu: „Wir konnten sicherstellen, dass unsere Teams immer an einem einzigen Dokument arbeiten – dem neuesten Dokument, dem richtigen Dokument – und dieses Dokument effizient durch unsere Prozesse bewegen. Wenn das Betriebspersonal auf die aktuellen Spezifikationen für ein Projekt zugreifen muss, kann es sicher sein, dass die Daten, auf die es zugreift, tatsächlich aktuell sind. Wenn Ingenieure Änderungen an einer Projektentwicklung vornehmen, können sie sicher sein, dass ihre Änderungen dem Betriebspersonal rechtzeitig mitgeteilt werden.“

Teradyne nutzt die Lösung nicht nur, um seinen Mitarbeitern Zugang zu besseren Daten zu geben, sondern auch, um Daten durch softwarebasierte Workflows automatisch an sie zu übertragen. Das Personal erhält heute in der Regel die Informationen, die es benötigt, wenn es sie braucht, anstatt sich Zeit nehmen zu müssen, um Informationen zu finden und darauf zuzugreifen. Automatisierte Workflows bieten zudem eine schnellere, genauere und kostengünstigere Möglichkeit, Informationen durch den Engineering-Change-Management-Prozess zu bewegen, als die 15-köpfigen Mitarbeiter, auf die sich Teradyne früher verlassen konnte.

Teradyne ist zudem in der Lage, die Informationen über den Änderungsmanagementprozess, den die Lösung erzeugt, zu verwenden, um die Effizienz dieses Prozesses zu verfolgen und zu messen. Das Unternehmen verfügt nun über Fertigungsstatistiken, die es bisher nicht kannte und die es zur weiteren Optimierung und Verfeinerung seiner Maßnahmen in den Bereichen Entwicklung und Fertigung verwenden kann.

Verkürzung der Zyklen für Änderungsaufträge um 84 Prozent

Durch die Automatisierung ehemals manueller Aktivitäten, die Optimierung des Änderungsmanagementprozesses und den besseren Zugriff auf genauere Informationen hat die Lösung Teradyne geholfen, die Zykluszeiten für technische Änderungsaufträge von 90 Tagen auf nur 14 Tage zu verkürzen, was einer außergewöhnlichen Reduzierung von 84 Prozent entspricht.

Technische Änderungsaufträge werden nicht nur schneller, sondern auch genauer umgesetzt. Die Ablehnungsquote für solche Aufträge ist von 70 Prozent auf 26 Prozent gesunken. Zusammen haben die höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit des Änderungsauftragsprozesses die Kosten für die Implementierung von Änderungsaufträgen um 60 Prozent gesenkt. Der schnellere, genauere und kostengünstigere Änderungsauftragsprozess hat sich positiv auf eine Vielzahl von Messungen ausgewirkt, die Teradyne verfolgt. Er hat zu einer Reduzierung der Ausschuss- und Nacharbeitskosten sowie zu einer Verringerung der Projektverzögerungen beigetragen – d. h. dem Verhältnis von versprochenen Projektmeilensteinen zu tatsächlichen Terminen, einschließlich Projektabschluss. Als Voraussetzung für die Fertigstellung muss jedes Projekt seine Teile, Stücklisten und die Dokumentation durch das Engineering freigeben. Einige Projekte haben mehrere Hundert solcher Artefakte. Ein schnellerer und genauerer Änderungskontrollprozess trägt dazu bei, die Projektverzögerungen von 7,5 Prozent auf -4 Prozent zu reduzieren.

„Das stimmt“, sagt Duggan. „Nun können wir endlich eine negative Projektausfallrate vorweisen. Wir erfüllen nicht nur unsere zugesagten Liefertermine – wir übertreffen sie sogar, auch dank eines verbesserten technischen Änderungsmanagements. Das ist eine unserer wichtigsten Verbesserungen, denn es ermöglicht uns, kritische Marktfenster für unsere Produkte zu erreichen.“

Durch die drastische Steigerung der Produktivität wurde jährlich 2 Millionen US-Dollar eingespart

Ein weiterer Vorteil des neuen Prozesses bei Teradyne für das Management technischer Änderungen sind reduzierte Kosten. Das Unternehmen hat durch die höhere Produktivität, Automatisierung und Genauigkeit, die durch die Teamcenter- und Office SharePoint Server-Lösung ermöglicht wird, bereits 2 Millionen US-Dollar an Mehrkosten aus seinen Änderungsmanagementprozessen herausgeholt. Die Einsparungen ermöglichen es Teradyne, das gleiche Niveau der Entwicklungs- und Fertigungsaktivitäten mit weniger Änderungsmanagementpersonal zu unterstützen, sodass das Unternehmen dieses Personal auf wertvollere Funktionen umleiten kann.

Teradyne erwartet auch eine weitere Steigerung der Produktivität, da es die Funktionalität der Siemens- und Microsoft-Lösung verbessert und die erweiterte Lösung breiter ausführt. Das Ergebnis wird die Unterstützung einer verstärkten Konstruktions- und Fertigungstätigkeit sein, ohne dass eine ähnliche Aufstockung des Personals erforderlich ist. Durch die Anpassung der neuen Lösung an die Prozesse im gesamten Unternehmen könnten weitere Millionen Dollar eingespart werden. Da sich Teradyne beispielsweise weniger auf seine Oracle-Software verlässt, werden die Kosten für die Wartung dieser Software wahrscheinlich um mindestens 40 Prozent sinken, was schätzungsweise 500.000 US-Dollar einspart.

„Erhebliche Effizienzsteigerungen in der Fertigung und die damit verbundenen Kostensenkungen sind eine Win-Win-Situation für uns und unsere Kunden“, sagt Duggan. „Diese Veränderungen helfen uns, die Rezession zu überstehen, und sie schaffen die Voraussetzungen für ein großes Wachstum, wenn sich die Wirtschaft erholt.“